ЭДО Битрикс24
Зарегистрировать бесплатно
Электронный документооборот
Что такое электронный документооборот и как он работает
Электронный документооборот — это способ обмена документами по интернету. С помощью ЭДО легко:
- доставлять и принимать файлы от контрагентов;
- отправлять письма и договоры;
- сдавать налоговые отчеты;
- оплачивать платежи;
- ставить подпись с компьютера;
- хранить архив и предоставлять доступ.
- Система поддерживает html, docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, csv и другие форматы.
Плюсы и минусы цифрового документооборота
Преимущество электронного документооборота — экономия. Например, на бумаге, распечатке, доставке. В единичных вариантах это небольшие суммы, но в оптовых масштабах — существенные.
Другие достоинства:
- предотвращение утечки информации;
- удобное хранение;
- экономия времени;
- быстрое устранение ошибок и недочетов;
- подписание документов с любого устройства;
- отслеживание статуса доставки документа до получателя;
- защищенный личный кабинет;
- интеграция с разными системами;
- бессрочное хранение данных.
Минусы ЭДО:
- возможные неполадки программы и сбои;
- сложный процесс сотрудничества с компаниями, которые не перешли на ЭДО;
- траты при переходе на новую систему;
- необходимость обучения сотрудников.
Какие документы можно передавать через ЭДО
Через ЭДО отправляют любые файлы, подписанные электронной подписью. Например, акты и ТОРГ-12, универсальные передаточные документы, счета-фактуры. На последние налоговая обращает пристальное внимание. Поэтому приведите счет-фактуру к формату, который утвердила налоговая. Подпишите документ электронной цифровой подписью и отправьте с помощью оператора ЭДО.
Как хранить электронные документы
Папка на компьютере с архивами всех документов. Это удобно, потому что можно открыть доступ к документам, но выставить ограничения. Например, чтобы редактировать или удалять документы могли только модераторы.
Хранение данных у оператора на серверах. Это более надежный вариант, но он требует постоянного доступа в интернет, чтобы зайти в облачное хранилище.
Хранение в системе ЭДО. Все документы расположены на внутреннем сервере компании. Доступ будет у выбранных вами сотрудников. Интернет в этом случае не нужен.
Что изменится при переходе на ЭДО
Все основные изменения после перехода на ЭДО отразите в учетной политике. Укажите:
- документы, которые в компании теперь формируют электронно для бухгалтерского учета и налоговой;
- список документов в новом формате;
- тип ЭП руководителя компании;
- доверенных лиц с правом подписи цифровых документов;
- способы отправки и получения;
- правила хранения архивов электронных документов;
- метод предоставления документов для государственных проверок.